盡量使用「密件副本(BCC)」轉寄郵件減少垃圾郵件

相信你一定收到過朋友、同事或同學轉寄的一些有趣或溫馨的電子郵件，也或許你曾轉寄過郵件；也或許你也收到過很多不請自來的垃圾廣告信件。

可是你曾經想過這兩個事件其實是有相關連的嗎？轉寄郵件只是舉手之勞，你會轉寄有趣的郵件給你朋友，而你的朋友也會把你寄給他的信件再轉寄給你的的朋友的朋友，就這樣，一傳十，十傳百，最後落入專門收集電子郵件地址的有心人手裡，這些有心人收集到這些電子郵件地址後，集結成冊，然後賣給發送廣告郵件者，然後你就收到廣告信啦。

是這樣喔？那要如何避免這些有心人事收集我們的電子郵件地址呢？不要轉寄郵件？不需要這麼極端啦，看到好文章與好朋友分享畢竟是一件愉快的事，何必阻止呢？

就如同本的標題，只要大家養成使用「密件副本(BCC)」來轉寄這些有趣的郵件，就可以保護收件者的電子郵件地址不被其他人看到，如果你的朋友也都知道要這樣保護他的朋友，那我們的電子郵件地址也就不會被這些有心人利用。當然，如果你經常在網路上到處留下你的電子郵件，那垃圾信不找上你也很難…

如何開啟 Outlook Express 的「密件副本」欄位？

1. 開啟 Outlook Express，按新增郵件，隨便點選【收件者】或【副本】。

2.開啟「選擇收件者」對話框之後，點選一個要加入「密件副本」的聯絡人，然後按「密件副本(B)」按鈕，這時就會看到密件副本的欄位多了一個聯絡人，先按【確定】鈕。

3.回到「新郵件」視窗，就會看到增加了一欄「密件副本」。

---

延伸閱讀：
上一篇：如何正確使用【電子郵件(Email)】(十一)─備份電子郵件
下一篇：
回首頁：【電子郵件】正確使用技巧

【電子郵件】正確使用技巧

寫電子郵件也是需要禮貌的，你知道嗎？你是否曾收過一些莫名其妙的電子郵件呢？有的沒有郵件主旨(subject)，有的文不對題，有的講了半天也不知道郵件是要寄給誰的…

• [電腦] Outlook 2003 也可以縮小圖片
• Outlook 2003 English 如何使用顏色管理郵件
• 如何正確使用【電子郵件(Email)】(一)─郵件禮儀
• 如何正確使用【電子郵件(Email)】(二)─郵件內容
• 如何正確使用【電子郵件(Email)】(三)─郵『箭』傷人
• 如何正確使用【電子郵件(Email)】(四)─勿把郵件當即時通
• 如何正確使用【電子郵件(Email)】(五)─同主旨同郵件
• 如何正確使用【電子郵件(Email)】(六)─主旨包含關鍵字
• 如何正確使用【電子郵件(Email)】(七)─郵件分類/善用搜尋
• 如何正確使用【電子郵件(Email)】(八)─顏色管理
• 如何正確使用【電子郵件(Email)】(九)─減小郵件大小
• 如何正確使用【電子郵件(Email)】(十)─避免寄錯郵件的對象
• 如何正確使用【電子郵件(Email)】(十一)─備份電子郵件

---

如何正確使用【電子郵件(Email)】(十一)─備份電子郵件

你也許覺得這個動作可有可無？或你會覺得留存電子郵件能作什麼？其實備份郵件可以有幾個目的：

• 1. 避免電腦突然的當機，硬碟毀損，以致影響工作。
• 2. 提醒自己過往做過哪些事情。
• 3. 保護自己用的。

什麼？備份電子郵件可以保護自己？是的，如果妳經常使用電子郵件來工作，或作一些商業往來溝通，那麼電子郵件是可以當作「呈堂證供」的。

公司最近有個開除員工的例子，公司怪罪員工沒有確實執行其該做的例行任務，定時要求代工廠返還材料節省費用，以致公司該要回的款項沒有確實要回。剛好，這名員工的電腦前一陣子壞掉，整個電腦硬碟內的資料全部報銷，連帶的無法舉證自己確實有向代工廠聯繫這些款項的返還。雖然目前這件事情的發展還正在進行中，但該名員工可能需要花更多的心力才能拿到她以前與代工廠間聯繫的資料，或根本就無法舉證了。

備份電子郵件還可以紀錄自己過往做過哪些事，年終填寫「豐功偉業」的考績時，至少不用抓破頭皮擠不出來自己這一年做過哪些事。

備份電腦最好可以作到定時備份，比如說每個禮拜，或是每個月備份一次，依個人需求而定；備份資料最好放到另一部硬碟，也最好是獨立的硬碟，免得像同事一樣，整顆硬碟毀損，根本救不回，也可降低萬一電腦中毒開不了機的風險。

備份郵件其實很簡單，以 MS-Outlook 為例，只要搜尋 *.pst 的檔案，然後把這些檔案複製到另一顆硬碟就可以了，另外你也可以找一下 Ms-Outlook 的【個人文件夾(personal folder)】存放目錄，把這整個目錄複製下來就可以了，但如果你已經改變了【個人文件夾(personal folder)】的存放目錄就另當別論了。

MS-Outlook的【個人文件夾(personal folder)】存放在這裡，其中紅色目錄的【Your account】是你的登入Windows時的帳號名稱。

---

相關閱讀：
如何正確使用【電子郵件(Email)】(一)─郵件禮儀
如何正確使用【電子郵件(Email)】(二)─郵件內容
如何正確使用【電子郵件(Email)】(三)─郵『箭』傷人
如何正確使用【電子郵件(Email)】(四)─勿把郵件當即時通
如何正確使用【電子郵件(Email)】(五)─同主旨同郵件
如何正確使用【電子郵件(Email)】(六)─主旨包含關鍵字
如何正確使用【電子郵件(Email)】(七)─郵件分類/善用搜尋
如何正確使用【電子郵件(Email)】(八)─顏色管理
如何正確使用【電子郵件(Email)】(九)─減小郵件大小
如何正確使用【電子郵件(Email)】(十)─避免寄錯郵件的對象

如何正確使用【電子郵件(Email)】(十) ─ 避免寄錯郵件的對象

強烈建議你在發送電子郵件以前，記得一定要再檢查一次電子郵件發送的對象是否都正確無誤。

你是否還記憶猶新，上次把一封抱怨(Complaint)別人的電子郵件誤寄給了抱怨的對象，這下糗大了，而且久久不能自己。你會怎麼處理這類寄錯信的尷尬呢？裝做不知道？還是期待老天爺施個魔法讓這封郵件消失於無蹤，或是期待對方不會看到這封電子郵件？

我想最好的解決方法，就是勇於面對現實 ─ 『認錯』，親自打個電話或是直接拜訪對方，說明自己沒有惡意，只是因為一時的氣憤，失去了理智，請求對方原諒，雖然不一定可以百分百有用，但總比什麼都不做來得好。要謹記不當的電子郵件有可能使你丟臉，甚至丟了工作。

會這樣子，其實都是拜電子郵件太過太方便了所致，常常讓人在不經意的情況下就草率的寄出一封電子郵件，以 MS-Outlook來說，從 Outlook2003以後的版本，Outlook會貼心的幫使用者記住新出現的收件者及副本收件者的郵件地址，但這個功能也給使用者帶來了麻煩，因為Outlook的使用者只要輸入電子郵件的前面幾個字，Outlook就會幫忙選出一個最適用的郵件地址，如果一個不小心就會選錯郵件地址而寄錯對象。

為了防止這類事情的發生，進而引起不必要的麻煩，建議你採取下列的措施並養成良好的電子郵件習慣：

1. 不要使用公司的電子郵件來說長道四。意思就是說除了公事之外，不要用公司的帳號來談個人的私事，連評論他人都不要，更別涉及情緒上的攻訐。現代人以為電子郵件可以取代一切溝通的管道，所以無論是報喜、報憂、甚或是罵人的話，都透過電子郵件代為傳達。要注意的事，電子郵件可是「白紙黑字」，日後都可當作是呈堂證供，不可不慎。如果真的手癢，飛寫不可，那就使用私人的郵件帳號，最好也不要透過公司的網路，因為有些公司會對所有的往來通訊列管。

2. 寄發電子郵件前請花點時間，再三的確認收件人及副本收件者的地址是正確的。

3. 利用 [MS-Outlook] 來回收(Recall)已寄出的郵件。如果對方還沒開啟這個電郵，那你就有機會回收成功。※請注意：這個功能只有在[寄件者]及[收件者]都是使用 Microsoft Exchange 的帳號時才有效，如果中間有透過公司以外的伺服器傳送的話，就很有可能失敗，所以比較適合使用 Microsoft Exchange 的公司內部電郵回收。關於如何使用【回收】功能及詳細的【回收】成功與否，請參考下面的文章。

• Outlook2003 English 回收(recall)已發送出去的電子郵件
• 郵件回收如何運作 (Microsoft Office Online)

---

延伸閱讀：
上一篇：如何正確使用【電子郵件(Email)】(九)─減小郵件大小
下一篇：如何正確使用【電子郵件(Email)】(十一)─備份電子郵件
回首頁：【電子郵件】正確使用技巧

[生活] 如何正確使用【電子郵件(Email)】(九)─減小郵件大小

前面曾提到過，撰寫電子郵件時，如果光用文字無法說明清楚，可以運圖用表來加以輔助說明。立意很好，但要留意附圖及附檔不要太大了，否則你的郵件儲存空間，一下子就暴掉了，現在的電腦儲存技術隨然比以前發達，但是動不動一個附圖檔就是 2~3M Bytes，甚至大到 8M Bytes，真的有點讓人受不了。所以我會建議用下列方式來解省郵件空間，利人又利己。

• 利用壓縮軟體來壓縮附檔。目前較常用的壓縮軟體有WinZip及WinRAR，我個人偏好使用WinRAR，因為它的檔案壓縮率比WinZip好，尤其是在壓縮MS-Excel的檔案時，效果特別好。請注意：壓縮軟體對於*.JPG及*.GIF這一類的已經壓縮過的圖檔壓縮效果率很差(不到0.5%)，但對於*.BMP這一類的未壓縮過的圖檔壓縮效果率很好。 所以如果Excel檔中包含有*.JPG及*.GIF時，壓縮率就會急速降低，建議先減小圖檔的解析度再放到Excel中。
  我這裡有一個[MS-Excel]的檔案壓縮率的例子(不含圖檔)。

  	Excel壓縮前	使用WinZip壓縮後	使用WinRAR壓縮後
  檔案大小	1.13MB (1,189,376 Bytes)	227KB (233,096 Bytes)	128KB (131,374 Bytes)
  壓縮率		80.4%	90.0%

  另外，我不建議對圖檔進行壓縮，但*.BMP除外，因為壓縮後也沒多大效果。

  ---

• 降低相機的解析度以降低圖檔的檔案大小。 放在電子郵件中的圖檔要的是清楚及是否拍到了重點，所以建議可以把相機的解析度調小，只要畫面看得出來所要強調的效果，及所要說明的事項，小解析度的照片反而可以節省郵件傳送的時間。
  這裡我做了一個實驗，使用同一台相機拍攝同一場景，但調整不同的相機解析度，得出了下面的結果，可以看得出來最大解析度(3072x2304)的照片大小，足足比最小解析度(640x480)的照片大小，大了16~17倍之多。

  解析度	3072x2304	2592x1944	2048x1536	1600x1200	640x480
  照片一	1.5MB	1.0MB	724KB	470KB	88.5KB
  照片二	1.9MB	1.3MB	990.9KB	648.7KB	119.6KB

  ---

• 利用圖檔修改軟體來降低圖檔的檔案大小。如果照片是別人拍的，沒有機會調整像機的解析度，沒關係，我們還可以利用圖檔修改軟體來調整檔案的解析度，甚至是裁減照片中需要的部分即可。一般來說，買像機時都會附送這一類的圖檔修改軟體，我比較常用的軟體是ACDSee，但這一套軟體要錢買，網路上有很多的免費軟體，可以縮小圖檔的解析度，可以到Google上搜尋【圖檔修改大小】，應該可以找到很多的軟體介紹，下次如果有機會再介紹幾套軟體給各位。

  ---

• 利用 Outlook 2003 原本的附圖檔縮小功能。參考 [電腦] Outlook 2003 也可以縮小圖片

---

延伸閱讀：
上一篇：如何正確使用【電子郵件(Email)】(八)─顏色管理
下一篇：如何正確使用【電子郵件(Email)】(十)─避免寄錯郵件的對象
回首頁：【電子郵件】正確使用技巧

[生活] 如何正確使用【電子郵件(Email)】(八)─顏色管理

運用顏色管理你的電子郵件，讓你的重要電子郵件秀顏色給你看 ─ 如果你使用的郵件軟體[MS-Outlook](註)，那麼恭喜你可以利用它的顏色管理功能來組織你的電子郵件，其他軟體我沒使用過，所以不知道行不行，但[Outlook Express](註)不行。

郵件運用顏色管理，可以讓你用顏色來標示特定郵件寄件者，比如說把老闆送的郵件標示為藍色，下次只要看到藍色的來信，就可以先打開來看老闆交代了什麼事，當然不一定要這麼狗腿。

也可以標示我是唯一收件者的顏色，比如說把[我是唯一收件者]標示為紅色，因為我是[唯一收件者]的郵件，表示這封郵件是針對我而發的，有可能是客戶的來信，也有可能是同事交代只有我能做的事項，所以這種郵件應該很重要。

這裡有一篇關於如何用[Outlook2003 English]設定顏色管理的文章，有興趣的可以參考。

註：[MS-Outlook]是隨[MS-Office]附的一套郵件軟體，它與隨Windows(視窗作業系統)上的免費郵件軟體[Outlook Express]不一樣，[MS-Outlook]比[Outlook Express]的功能強多的，有興趣的朋友可以到Microsoft的網站查詢或是洽各3C賣場。

---

延伸閱讀：

上一頁：如何正確使用【電子郵件(Email)】(七)─郵件分類/善用搜尋
下一頁：如何正確使用【電子郵件(Email)】(九)─減小郵件大小
回首頁：【電子郵件】正確使用技巧

[生活] 如何正確使用【電子郵件(Email)】(七)─郵件分類/善用搜尋

電子郵件的管理是一大學問，如何快速的找到需要的電子郵件更是一項挑戰，尤其是以前的郵件。前一篇文章提到的─【主旨包含關鍵字】，是一個好的開始，但是如何在茫茫的電子郵件海裡找到你要的那封郵件，就必須要借重好的郵件管理於分類了。

那究竟要如何分類電子郵件，才容易在日後為找到郵件加分呢？答案是不要分類，只要分時間。奇怪，不是要分門別類才好找嗎？相信我，分類分得越細，等於沒有分類；分類不但沒好處，還得傷腦筋去歸類收到的電子郵件，有時碰到模擬兩可的電子郵件，分這類不是，分那類也不是，反而會造成日後尋找郵件的困擾。

把郵件用日期來分類，是我目前試過最好的分類方法，可以以一年或是半年歸成一個檔案，視你平均收到的郵件數量及郵件大小來決定，因為檔案太大的話，電子郵件可能會crash；如果可以的話，我會把我所有的郵件都放在同一個檔案裡，因為這樣可以方便我日後的郵件搜尋工作。

當你需要找某一郵件時，只要運用郵件軟體的『搜尋』、『尋找』、『發現』功能，把你的『關鍵字』輸入後就可以讓電腦去幫你找到你要的郵件了，這個方法如果配合前一篇文章的【主旨包含關鍵字】，找到郵件的機率可以有九成五以上。配合【主旨包含關鍵字】還有一個好處，可以把搜尋欄位限制在【主旨】，以節省搜尋的時間。

下面用Outlook Express為例，做搜尋的動作。

---

延伸閱讀：
Outlook 2003 English 如何使用顏色管理郵件
如何正確使用【電子郵件(Email)】(一)─郵件禮儀
如何正確使用【電子郵件(Email)】(二)─郵件內容
如何正確使用【電子郵件(Email)】(三)─郵『箭』傷人 
如何正確使用【電子郵件(Email)】(四)─勿把郵件當即時通
如何正確使用【電子郵件(Email)】(五)─同主旨同郵件
如何正確使用【電子郵件(Email)】(六)─主旨包含關鍵字
如何正確使用【電子郵件(Email)】(八)─顏色管理
如何正確使用【電子郵件(Email)】(九)─減小郵件大小

[生活] 如何正確使用【電子郵件(Email)】(六)─主旨包含關鍵字

在職場混久了，很難保證不會用到過去的電子郵件，有時候是工作上的需要，有時候是和人產生了摩擦想要找證據，有時候是老闆交代要找一封郵件。想信你一定有這樣的經驗，明明有一封電子有件很重要，可是卻怎麼也找不到，卻在幾天之後，無意間翻找舊郵件時找到。要避免這樣的問題，建議你平時就要養成好習慣。讓郵件的主旨包含這封郵件討論主題的關鍵字(key word)。如果是由你開始發出的電子郵件，理所當然的，你的郵件主旨就會是大家沿用的主旨；如果是從別人發出的郵件，你也可以在你做回覆時，將郵件的主旨修改成洽當的主旨並包和關鍵字。

如此一來，當你下次需要找相關的郵件時，就可以用郵件軟題的搜尋功能找到你要找的文件。

---

延伸閱讀：
上一篇：如何正確使用【電子郵件(Email)】(五)─同主旨同郵件
下一篇：如何正確使用【電子郵件(Email)】(七)─郵件分類/善用搜尋
回首頁：【電子郵件】正確使用技巧

[生活] 如何正確使用【電子郵件(Email)】(五)─同主旨同郵件

電子郵件具有文件紀錄(memo)的功能，互通電子郵件的每個人，最好可以同時保持使用同一封郵件來做回覆，好處是：

1. 可以紀錄通訊的內容，方便了解事情來龍去脈。
   Make a memo.
2. 讓每個人都保有同樣的資訊，避免溝通上的誤解。
   Keep everyone at same page.

如果期間有不同的主題需要加進來討論時，建議更改郵件主旨以符合新的討論，如果新的主題與舊主題有些關聯，也可以借用舊郵件當基礎，來發送新的主旨郵件。

重點是要避免『文不對題』，我記得好像在第一篇【郵件禮儀】時就提到過了。

---

延伸閱讀：
上一篇：如何正確使用【電子郵件(Email)】(四)─勿把郵件當即時通
下一篇：如何正確使用【電子郵件(Email)】(六)─主旨包含關鍵字
回首頁：【電子郵件】正確使用技巧

[生活] 如何正確使用【電子郵件(Email)】(四)─勿把郵件當即時通

『即時通』幾乎所有的網民都會用，超方便。但是如果把電子郵件當『即時通』，可能就方便了你卻委屈了別人。

相信上班族的你都有這樣的經驗，一封郵件來來回回，卻永遠沒有交集，有時候也只是兩個人之間的簡單對話，或是有一方不清楚郵件的內容，卻把一堆人放在【副本(CC)】裡，這時候如果有一方拿起電話，撥給對方，把話講清楚，事情就解決了，省時又不用浪費別人的時間。

有時候發郵件的兩個人明明只坐在一牆之隔，卻用電子郵件送來送去，就像前一篇文章的影片─郵『箭』傷人般的拿著弓箭互相射來射去一樣。這是你要的電子郵件文化嗎？還是我們真的只會做事不會做人？

---

延伸閱讀：
Outlook 2003 English 如何使用顏色管理郵件
如何正確使用【電子郵件(Email)】(一)─郵件禮儀
如何正確使用【電子郵件(Email)】(二)─郵件內容
如何正確使用【電子郵件(Email)】(三)─郵『箭』傷人
如何正確使用【電子郵件(Email)】(五)─同主旨同郵件
如何正確使用【電子郵件(Email)】(六)─主旨包含關鍵字
如何正確使用【電子郵件(Email)】(七)─郵件分類/善用搜尋
如何正確使用【電子郵件(Email)】(八)─顏色管理
如何正確使用【電子郵件(Email)】(九)─減小郵件大小

[生活] 如何正確使用【電子郵件(Email)】(三)─郵『箭』傷人

傳神的電子郵件攻防

這是一支一年前由新加坡所拍的短片，片中用箭來形容電子郵件的犀利，非常傳神，想要傷人反而傷了自己。

寫電子郵件時不可不慎啊！

---

延伸閱讀：
上一篇：如何正確使用【電子郵件(Email)】(二)─郵件內容
下一篇：如何正確使用【電子郵件(Email)】(四)─勿把郵件當即時通
回首頁：【電子郵件】正確使用技巧

[生活] 如何正確使用【電子郵件(Email)】(二)─郵件內容

寫電子郵件其實和以前寫書信格式有點類似，要有【對收信人的稱呼】、【問候語】(可省略)、【正文】、【祝頌語】(可省略)、【署名】。

有些老一輩的特別注重這種書信禮節，常常有人寫電子郵件，劈頭就要求這個那個的，也沒有在開頭出寫明收信者，如果收信者只有一人還好，如果收信者有兩人以上，可能沒人會回你這封郵件吧!

寫完郵件後，記得要在信件的最後寫上【署名】，最好是連同職稱及公司的連絡都寫上，這樣可以讓對方對你的郵件由疑問時可以馬上用電話於你聯絡，免去郵件來來回回，越送郵件越說不清楚，相反的，當你對別人的郵件有疑問時，也可以打電話說個明白；另外，【署名】也可以表示對這封電子郵件負責。

個人覺得電子郵件的內容，貴在精，而不在多，精簡扼要的電子郵件，讓人容易讀，也較願意讀，試想一封1,000字的長篇大論與一封100字左右的文章，哪封郵件比較容易讀。如果文字難以表達時，也可以運用圖表，加以說明，現金的電子郵件軟體都已有夾帶這類圖表的功能，只是要注意不要把郵件檔案弄得太大了，否則信箱一下子就暴掉了，後面的文章會提到如何縮減圖片及壓縮文件/表格檔，以減小郵件檔案。

---

延伸閱讀：
上一篇：如何正確使用【電子郵件(Email)】(一)─郵件禮儀
下一篇：如何正確使用【電子郵件(Email)】(三)─郵『箭』傷人
回首頁：【電子郵件】正確使用技巧

[生活] 如何正確使用【電子郵件(Email)】(一)─郵件禮儀

寫【電子郵件(email)】是需要有禮貌的。你是不是常常收到一些莫名其妙的電子郵件呢？沒有主題、文不對題、講了半天卻不知道這封電子郵件是給誰的、或是收不到對方的回覆信件？

就像與人談話一樣，寫【電子郵件(email)】也是要有禮貌的，否則想想前面說過的，收到信的各位心裡有何感想呢？那我們寫的電子郵件是否也同樣造成對方的壞感覺呢？

下面就讓我們來談談如何有禮貌的寫電子郵件吧！

既然用談話來當作比喻，那我們談話時都有確定的對象及觀眾吧，好吧！也許講悄悄話時沒有觀眾。所以我們在寫電子郵件時，也應該要有個確定的對象，對不對？要不然誰知道的這封電子郵件是寫給誰？這個確定的對象就對應到電子郵件裡的【收件者(TO)】，提醒你【收件者】最好只有一個，一次同時和很多人講話很累耶！除非你是上司對下屬做佈達時，才會這樣；不要把觀眾也當成了談話的對象，觀眾就把她(他)們放到【副本(CC)】就好了。

有了談話的對象及觀眾後，接下來應該要有談話的主題，主題就是電子郵件的【主旨】，沒主旨(空白)的郵件讓人覺得非常沒禮貌。主旨要有強烈的代表性，讓人看到主旨就知道這封電子郵件在談什麼。

有時候同一主旨的封電子郵件談久了，會有人突然轉到別的話題，這是非常沒禮貌的事，就好像我們談話談到一半時，突然有人插進一句完全不相干的話題一樣。這時候應該要改變電子郵件的主旨，啟動另一個談話的主題。

有時候我們會看到有些電子郵件很明顯的文不對題，拿別人的主旨來談別的事情，就好像我明明要來和你談『今天吃飽了沒？』，卻聽到談話內容是『你今天上大號了嗎？』，有點錯愕；這時候，我會主動的把主旨改過來以符合談話內容，在我回覆這封電子郵件時。

---

延伸閱讀：
上一篇：Outlook 2003 English 如何使用顏色管理郵件
下一篇：如何正確使用【電子郵件(Email)】(二)─郵件內容
回首頁：【電子郵件】正確使用技巧

[生活] 電子郵件對生活及工作上所帶來的影響

電子郵件(Email)已經是現代人不可或缺的溝通工具之ㄧ了，也可以說是一種電子郵件文化，但過多的電子郵件卻大大的影響了我們工作的效率及生活品質。想想看你每天到公司後花多少時間在處理電子郵件，其中又有多少是沒用的垃圾郵件，或是與你無關的郵件，如何有效的處理電子郵件就變成了一項重要的課題。

你有認真的想過這個電子郵件所造成的問題嗎？其實電子郵件用得好，反而可以大大的提升工作效率並達到溝通的目的及留存資料，這裡提供幾種方法，讓各位想想如何有效運用電子郵件 。

• 善用『垃圾郵件(SPAM)過濾軟體』─ 垃圾郵件無所不在，一般人的信箱裡應該三分之ㄧ以上是垃圾郵件吧！選一個好的垃圾郵件過濾軟體可以節省清除垃圾郵件的時間。
• 認真對待電子郵件主旨及內容 ─ 電子郵件可以為兩地不同時差的人提供一種溝通方式，或是當作討論後的備忘錄(MEMO)，也可以是交辦事項的通知。所以使用電子郵件描述問題時，應盡可能的讓人清楚、明瞭易懂，避免過於簡短的內容或是嚕囌的句子，這需要一點功力，但必須花點心思好好拿捏。畢竟不是面對面的溝通，講得不清楚，很容易引起誤會；講得太嚕囌又會讓人抓不到重點。過與不及都需要更多的郵件的彌補。如果文字敘述有困難，也可以運用表格或是附圖說明。
  另外，一個簡潔有重點的主旨也很重要，很多人都是只看主旨就決定要不要先看這封電子郵件的內容。倘若討論的主題變了，也記得要更改主旨，以避免混淆。主旨也可以成為日後郵件搜尋的標的，適當的主旨可以節省很多郵件搜尋的時間。
• 勿把電子郵件當『即時通』─ 我常常看到有人把電子郵件當成『即時通』來來去去的，有時候只是兩個人的對話，或是有一方不清楚談話內容，但其他人卻得忍受雪片般飛來的電子郵件，這時候如果有一方拿起電話撥給對方，把話講清楚，事情就解決了；有時候兩個人明明只坐在隔壁卻用電子郵件來來去去，像是互相拿著弓箭射來射去一樣。這是你要的電子郵件文化嗎？
• 認真對待電子郵件發送的對象 ─ 你有認真的想過真的有必要發送一封電子郵件嗎？寫好的電子郵件又必須送給哪些人呢？又有哪些人是需要送副本(CC)給他(她)呢？這些人真的有需要收到你的電子郵件嗎？你應該也不想要收到一些與你不相干的電子郵件吧！所以請在你按下【傳送(Send)】按鈕前認真思考傳送郵件及副本的對象吧！讓真的有需要的人收到你的電子郵件就好。另外要確認，經辦人的名子確實被放到收件者(to)，被通知者放到副本(CC)，這樣可以避免混淆這封郵件要哪些人採取行動(take action)？而哪些人只需知道事件的發展即可。
• 保持同一封郵件討論同一個主題─ 這樣有助於電子郵件的連貫性，並避免被過多的主旨討論所混亂。另外在日後搜尋電子郵件時也比較不會遺漏任何重點。
• 減小電子郵件的干擾 ─ 別動不動就檢查你的電子郵件信箱，給自己一點時間來把手頭的工作告一段落了再檢查郵件；盡量不要讓收信軟體提示你有新的郵件寄到，以免這中斷你的工作進度，一般人都會好奇郵件寄來後講些什麼，但是當你打開郵件後很有可能就會被郵件的內容打斷了正在進行的工作。也可以設定時間長一點才讓收信軟體收一次信。
• 運用顏色管理你的電子郵件 ─ 我個人會用MS-Outlook把只寄給我的電子郵件標示為紅色，因為郵件只寄給我表示與我有關，這是我會先看的郵件；再把老闆寄來的郵件標示為藍色，就算是拍馬屁好了，老闆的郵件當然得先處理。
• 善用搜尋功能 ─ 電子郵件的管理是一大學問，如何快速的找到以前的電子郵件更是一項挑戰，有人用資料夾分門別類，但分得太細又像沒分一樣。我個人的經驗是只用時間來分類，半年或是一年分一個資料夾，視檔案大小而定，因為檔案太大會crash，然後用郵件軟體的『搜尋』、『尋找』、『發現』來找到我要的郵件，所以當初的郵件主旨就很重要了，我通常會把主旨寫得很清楚以方便搜尋之用。

---

相關閱讀：
如何設定 Microsoft Outlook 2003 English 取消郵件通知及更改收信時間間距
鍵盤【表情符號】

---