2010年1月9日 星期六

如何正確使用【電子郵件(Email)】(十一)─備份電子郵件

email_box01 你也許覺得這個動作可有可無?或你會覺得留存電子郵件能作什麼?其實備份郵件可以有幾個目的:

  • 1. 避免電腦突然的當機,硬碟毀損,以致影響工作。
  • 2. 提醒自己過往做過哪些事情。
  • 3. 保護自己用的。

什麼?備份電子郵件可以保護自己?是的,如果妳經常使用電子郵件來工作,或作一些商業往來溝通,那麼電子郵件是可以當作「呈堂證供」的。

公司最近有個開除員工的例子,公司怪罪員工沒有確實執行其該做的例行任務,定時要求代工廠返還材料節省費用,以致公司該要回的款項沒有確實要回。剛好,這名員工的電腦前一陣子壞掉,整個電腦硬碟內的資料全部報銷,連帶的無法舉證自己確實有向代工廠聯繫這些款項的返還。雖然目前這件事情的發展還正在進行中,但該名員工可能需要花更多的心力才能拿到她以前與代工廠間聯繫的資料,或根本就無法舉證了。

備份電子郵件還可以紀錄自己過往做過哪些事,年終填寫「豐功偉業」的考績時,至少不用抓破頭皮擠不出來自己這一年做過哪些事。

備份電腦最好可以作到定時備份,比如說每個禮拜,或是每個月備份一次,依個人需求而定;備份資料最好放到另一部硬碟,也最好是獨立的硬碟,免得像同事一樣,整顆硬碟毀損,根本救不回,也可降低萬一電腦中毒開不了機的風險。

備份郵件其實很簡單,以 MS-Outlook 為例,只要搜尋 *.pst 的檔案,然後把這些檔案複製到另一顆硬碟就可以了,另外你也可以找一下 Ms-Outlook 的【個人文件夾(personal folder)】存放目錄,把這整個目錄複製下來就可以了,但如果你已經改變了【個人文件夾(personal folder)】的存放目錄就另當別論了。

MS-Outlook的【個人文件夾(personal folder)】存放在這裡,其中紅色目錄的【Your account】是你的登入Windows時的帳號名稱。
Outlook_personl_folder_directory


相關閱讀:
如何正確使用【電子郵件(Email)】(一)─郵件禮儀
如何正確使用【電子郵件(Email)】(二)─郵件內容
如何正確使用【電子郵件(Email)】(三)─郵『箭』傷人
如何正確使用【電子郵件(Email)】(四)─勿把郵件當即時通
如何正確使用【電子郵件(Email)】(五)─同主旨同郵件
如何正確使用【電子郵件(Email)】(六)─主旨包含關鍵字
如何正確使用【電子郵件(Email)】(七)─郵件分類/善用搜尋
如何正確使用【電子郵件(Email)】(八)─顏色管理
如何正確使用【電子郵件(Email)】(九)─減小郵件大小
如何正確使用【電子郵件(Email)】(十)─避免寄錯郵件的對象

0 意見:



系列/精選文章

藝文創作:
生命中的守護精靈1
生命中的守護精靈2
生命中的守護精靈3
生命中的守護精靈4
你是我生命中的守護精靈(後記)

部落格寫作/經營相關文章整理:
整理一些關於部落格寫作注意事項,還有一些部落格經營的文章...

我的室內裝潢經驗:
分享自己的裝潢、搬家、入厝的 經驗...

買屋注意事項文章整理:
分享買屋的物議事項...

傢俱/家電選擇注意事項:
分享買傢俱/家電的經驗與注意事項...

電子郵件禮儀:
『電子郵件』幾乎是現代人必備的工具,但你知道使用的禮儀嗎?

父親的癌末日記及葬禮:
初聞父親罹癌,心頭震驚不已,更沒料到父親竟在短短二十多天就離我們遠去,茫茫渺渺…

我的回憶錄:
回顧自己的過往人生,雖說不是轟轟烈烈,但至少也有一些值得紀錄下來的事情,比如說高中的死黨、大學的社團活動、一場稍有曲折的戀愛、還有商船實習的經驗…等。

FeedBurner電子報訂閱教學:
你想把你的部落格文章經由電子報發送嗎?

台南旅遊日記:
由於搬家到台南,跑過許多台南的古蹟與景點,在這裡整理一些自己的遊玩地圖...


經典名言

- 別人的老婆總是比自己的漂亮,自己的小孩總是比別人家的可愛。
- 非常喜歡這句話:「碰到問題,要面對它、處裡它、接受它、放下它。」
- 當人生有重大決定時,就意味著將有重大改變。
- 四川人不怕辣,湖南人辣不怕,江西人怕不辣。
- 計畫永遠趕不上變化,變化不如老闆的一句話。
(The plan always can not catch up with the change. The change is less than the boss mind change.)

我的碎碎唸

2012/05/13:未來與部落格經營及賺錢的相關文章都將發表在【玩賺部落格
2011/02/21
入選「2011中時部落格嚴選優格」囉!