2008年9月27日 星期六

[生活] 如何正確使用【電子郵件(Email)】(二)─郵件內容

寫電子郵件其實和以前寫書信格式有點類似,要有【對收信人的稱呼】、【問候語】(可省略)、【正文】、【祝頌語】(可省略)、【署名】。

Email_polite03

有些老一輩的特別注重這種書信禮節,常常有人寫電子郵件,劈頭就要求這個那個的,也沒有在開頭出寫明收信者,如果收信者只有一人還好,如果收信者有兩人以上,可能沒人會回你這封郵件吧!

寫完郵件後,記得要在信件的最後寫上【署名】,最好是連同職稱及公司的連絡都寫上,這樣可以讓對方對你的郵件由疑問時可以馬上用電話於你聯絡,免去郵件來來回回,越送郵件越說不清楚,相反的,當你對別人的郵件有疑問時,也可以打電話說個明白;另外,【署名】也可以表示對這封電子郵件負責。

個人覺得電子郵件的內容,貴在精,而不在多,精簡扼要的電子郵件,讓人容易讀,也較願意讀,試想一封1,000字的長篇大論與一封100字左右的文章,哪封郵件比較容易讀。如果文字難以表達時,也可以運用圖表,加以說明,現金的電子郵件軟體都已有夾帶這類圖表的功能,只是要注意不要把郵件檔案弄得太大了,否則信箱一下子就暴掉了,後面的文章會提到如何縮減圖片及壓縮文件/表格檔,以減小郵件檔案。


延伸閱讀:
上一篇:如何正確使用【電子郵件(Email)】(一)─郵件禮儀
下一篇:如何正確使用【電子郵件(Email)】(三)─郵『箭』傷人
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