2010年1月9日 星期六

如何正確使用【電子郵件(Email)】(十一)─備份電子郵件

email_box01 你也許覺得這個動作可有可無?或你會覺得留存電子郵件能作什麼?其實備份郵件可以有幾個目的:

  • 1. 避免電腦突然的當機,硬碟毀損,以致影響工作。
  • 2. 提醒自己過往做過哪些事情。
  • 3. 保護自己用的。

什麼?備份電子郵件可以保護自己?是的,如果妳經常使用電子郵件來工作,或作一些商業往來溝通,那麼電子郵件是可以當作「呈堂證供」的。

公司最近有個開除員工的例子,公司怪罪員工沒有確實執行其該做的例行任務,定時要求代工廠返還材料節省費用,以致公司該要回的款項沒有確實要回。剛好,這名員工的電腦前一陣子壞掉,整個電腦硬碟內的資料全部報銷,連帶的無法舉證自己確實有向代工廠聯繫這些款項的返還。雖然目前這件事情的發展還正在進行中,但該名員工可能需要花更多的心力才能拿到她以前與代工廠間聯繫的資料,或根本就無法舉證了。

備份電子郵件還可以紀錄自己過往做過哪些事,年終填寫「豐功偉業」的考績時,至少不用抓破頭皮擠不出來自己這一年做過哪些事。

備份電腦最好可以作到定時備份,比如說每個禮拜,或是每個月備份一次,依個人需求而定;備份資料最好放到另一部硬碟,也最好是獨立的硬碟,免得像同事一樣,整顆硬碟毀損,根本救不回,也可降低萬一電腦中毒開不了機的風險。

備份郵件其實很簡單,以 MS-Outlook 為例,只要搜尋 *.pst 的檔案,然後把這些檔案複製到另一顆硬碟就可以了,另外你也可以找一下 Ms-Outlook 的【個人文件夾(personal folder)】存放目錄,把這整個目錄複製下來就可以了,但如果你已經改變了【個人文件夾(personal folder)】的存放目錄就另當別論了。

MS-Outlook的【個人文件夾(personal folder)】存放在這裡,其中紅色目錄的【Your account】是你的登入Windows時的帳號名稱。
Outlook_personl_folder_directory


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如何正確使用【電子郵件(Email)】(三)─郵『箭』傷人
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