在職場混久了，很難保證不會用到過去的電子郵件，有時候是工作上的需要，有時候是和人產生了摩擦想要找證據，有時候是老闆交代要找一封郵件。想信你一定有這樣的經驗，明明有一封電子有件很重要，可是卻怎麼也找不到，卻在幾天之後，無意間翻找舊郵件時找到。要避免這樣的問題，建議你平時就要養成好習慣。讓郵件的主旨包含這封郵件討論主題的關鍵字(key word)。如果是由你開始發出的電子郵件，理所當然的，你的郵件主旨就會是大家沿用的主旨；如果是從別人發出的郵件，你也可以在你做回覆時，將郵件的主旨修改成洽當的主旨並包和關鍵字。
如此一來，當你下次需要找相關的郵件時，就可以用郵件軟題的搜尋功能找到你要找的文件。
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