前面曾提到過，撰寫電子郵件時，如果光用文字無法說明清楚，可以運圖用表來加以輔助說明。立意很好，但要留意附圖及附檔不要太大了，否則你的郵件儲存空間，一下子就暴掉了，現在的電腦儲存技術隨然比以前發達，但是動不動一個附圖檔就是 2~3M Bytes，甚至大到 8M Bytes，真的有點讓人受不了。所以我會建議用下列方式來解省郵件空間，利人又利己。
- 利用壓縮軟體來壓縮附檔。目前較常用的壓縮軟體有WinZip及WinRAR，我個人偏好使用WinRAR，因為它的檔案壓縮率比WinZip好，尤其是在壓縮MS-Excel的檔案時，效果特別好。請注意：壓縮軟體對於*.JPG及*.GIF這一類的已經壓縮過的圖檔壓縮效果率很差(不到0.5%)，但對於*.BMP這一類的未壓縮過的圖檔壓縮效果率很好。 所以如果Excel檔中包含有*.JPG及*.GIF時，壓縮率就會急速降低，建議先減小圖檔的解析度再放到Excel中。
我這裡有一個[MS-Excel]的檔案壓縮率的例子(不含圖檔)。
另外，我不建議對圖檔進行壓縮，但*.BMP除外，因為壓縮後也沒多大效果。Excel壓縮前 使用WinZip壓縮後 使用WinRAR壓縮後 檔案大小 1.13MB (1,189,376 Bytes) 227KB (233,096 Bytes) 128KB (131,374 Bytes) 壓縮率 80.4% 90.0% - 降低相機的解析度以降低圖檔的檔案大小。 放在電子郵件中的圖檔要的是清楚及是否拍到了重點，所以建議可以把相機的解析度調小，只要畫面看得出來所要強調的效果，及所要說明的事項，小解析度的照片反而可以節省郵件傳送的時間。
這裡我做了一個實驗，使用同一台相機拍攝同一場景，但調整不同的相機解析度，得出了下面的結果，可以看得出來最大解析度(3072x2304)的照片大小，足足比最小解析度(640x480)的照片大小，大了16~17倍之多。解析度 3072x2304 2592x1944 2048x1536 1600x1200 640x480 照片一 1.5MB 1.0MB 724KB 470KB 88.5KB 照片二 1.9MB 1.3MB 990.9KB 648.7KB 119.6KB - 利用圖檔修改軟體來降低圖檔的檔案大小。如果照片是別人拍的，沒有機會調整像機的解析度，沒關係，我們還可以利用圖檔修改軟體來調整檔案的解析度，甚至是裁減照片中需要的部分即可。一般來說，買像機時都會附送這一類的圖檔修改軟體，我比較常用的軟體是ACDSee，但這一套軟體要錢買，網路上有很多的免費軟體，可以縮小圖檔的解析度，可以到Google上搜尋【圖檔修改大小】，應該可以找到很多的軟體介紹，下次如果有機會再介紹幾套軟體給各位。
- 利用 Outlook 2003 原本的附圖檔縮小功能。參考 [電腦] Outlook 2003 也可以縮小圖片
延伸閱讀：
Outlook 2003 English 如何使用顏色管理郵件
如何正確使用【電子郵件(Email)】(一)─郵件禮儀
如何正確使用【電子郵件(Email)】(二)─郵件內容
如何正確使用【電子郵件(Email)】(三)─郵『箭』傷人
如何正確使用【電子郵件(Email)】(四)─勿把郵件當即時通
如何正確使用【電子郵件(Email)】(五)─同主旨同郵件
如何正確使用【電子郵件(Email)】(六)─主旨包含關鍵字
如何正確使用【電子郵件(Email)】(七)─郵件分類/善用搜尋
如何正確使用【電子郵件(Email)】(八)─顏色管理
如何正確使用【電子郵件(Email)】(十)─避免寄錯郵件的對象
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