2008年9月29日 星期一

[生活] 如何正確使用【電子郵件(Email)】(九)─減小郵件大小

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前面曾提到過,撰寫電子郵件時,如果光用文字無法說明清楚,可以運圖用表來加以輔助說明。立意很好,但要留意附圖及附檔不要太大了,否則你的郵件儲存空間,一下子就暴掉了,現在的電腦儲存技術隨然比以前發達,但是動不動一個附圖檔就是 2~3M Bytes,甚至大到 8M Bytes,真的有點讓人受不了。所以我會建議用下列方式來解省郵件空間,利人又利己。

  • 利用壓縮軟體來壓縮附檔。目前較常用的壓縮軟體有WinZip及WinRAR,我個人偏好使用WinRAR,因為它的檔案壓縮率比WinZip好,尤其是在壓縮MS-Excel的檔案時,效果特別好請注意:壓縮軟體對於*.JPG及*.GIF這一類的已經壓縮過的圖檔壓縮效果率很差(不到0.5%),但對於*.BMP這一類的未壓縮過的圖檔壓縮效果率很好。 所以如果Excel檔中包含有*.JPG及*.GIF時,壓縮率就會急速降低,建議先減小圖檔的解析度再放到Excel中。
    我這裡有一個[MS-Excel]的檔案壓縮率的例子(不含圖檔)。
    Excel壓縮前 使用WinZip壓縮後 使用WinRAR壓縮後
    檔案大小 1.13MB (1,189,376 Bytes) 227KB (233,096 Bytes) 128KB (131,374 Bytes)
    壓縮率 80.4% 90.0%
    另外,我不建議對圖檔進行壓縮,但*.BMP除外,因為壓縮後也沒多大效果。
  • 降低相機的解析度以降低圖檔的檔案大小。 放在電子郵件中的圖檔要的是清楚及是否拍到了重點,所以建議可以把相機的解析度調小,只要畫面看得出來所要強調的效果,及所要說明的事項,小解析度的照片反而可以節省郵件傳送的時間。
    這裡我做了一個實驗,使用同一台相機拍攝同一場景,但調整不同的相機解析度,得出了下面的結果,可以看得出來最大解析度(3072x2304)的照片大小,足足比最小解析度(640x480)的照片大小,大了16~17倍之多。
    解析度 3072x2304 2592x1944 2048x1536 1600x1200 640x480
    照片一 1.5MB 1.0MB 724KB 470KB 88.5KB
    照片二 1.9MB 1.3MB 990.9KB 648.7KB 119.6KB

  • 利用圖檔修改軟體來降低圖檔的檔案大小。如果照片是別人拍的,沒有機會調整像機的解析度,沒關係,我們還可以利用圖檔修改軟體來調整檔案的解析度,甚至是裁減照片中需要的部分即可。一般來說,買像機時都會附送這一類的圖檔修改軟體,我比較常用的軟體是ACDSee,但這一套軟體要錢買,網路上有很多的免費軟體,可以縮小圖檔的解析度,可以到Google上搜尋【圖檔修改大小】,應該可以找到很多的軟體介紹,下次如果有機會再介紹幾套軟體給各位。
  • 利用 Outlook 2003 原本的附圖檔縮小功能。參考 [電腦] Outlook 2003 也可以縮小圖片



延伸閱讀:
上一篇:如何正確使用【電子郵件(Email)】(八)─顏色管理
下一篇:如何正確使用【電子郵件(Email)】(十)─避免寄錯郵件的對象
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