寫電子郵件其實和以前寫書信格式有點類似，要有【對收信人的稱呼】、【問候語】(可省略)、【正文】、【祝頌語】(可省略)、【署名】。
有些老一輩的特別注重這種書信禮節，常常有人寫電子郵件，劈頭就要求這個那個的，也沒有在開頭出寫明收信者，如果收信者只有一人還好，如果收信者有兩人以上，可能沒人會回你這封郵件吧!
寫完郵件後，記得要在信件的最後寫上【署名】，最好是連同職稱及公司的連絡都寫上，這樣可以讓對方對你的郵件由疑問時可以馬上用電話於你聯絡，免去郵件來來回回，越送郵件越說不清楚，相反的，當你對別人的郵件有疑問時，也可以打電話說個明白；另外，【署名】也可以表示對這封電子郵件負責。
個人覺得電子郵件的內容，貴在精，而不在多，精簡扼要的電子郵件，讓人容易讀，也較願意讀，試想一封1,000字的長篇大論與一封100字左右的文章，哪封郵件比較容易讀。如果文字難以表達時，也可以運用圖表，加以說明，現金的電子郵件軟體都已有夾帶這類圖表的功能，只是要注意不要把郵件檔案弄得太大了，否則信箱一下子就暴掉了，後面的文章會提到如何縮減圖片及壓縮文件/表格檔，以減小郵件檔案。
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