2008年10月26日 星期日

如何正確使用【電子郵件(Email)】(十) ─ 避免寄錯郵件的對象

強烈建議你在發送電子郵件以前,記得一定要再檢查一次電子郵件發送的對象是否都正確無誤。

你是否還記憶猶新,上次把一封抱怨(Complaint)別人的電子郵件誤寄給了抱怨的對象,這下糗大了,而且久久不能自己。你會怎麼處理這類寄錯信的尷尬呢?裝做不知道?還是期待老天爺施個魔法讓這封郵件消失於無蹤,或是期待對方不會看到這封電子郵件?

我想最好的解決方法,就是勇於面對現實 ─ 『認錯』,親自打個電話或是直接拜訪對方,說明自己沒有惡意,只是因為一時的氣憤,失去了理智,請求對方原諒,雖然不一定可以百分百有用,但總比什麼都不做來得好。要謹記不當的電子郵件有可能使你丟臉,甚至丟了工作。

會這樣子,其實都是拜電子郵件太過太方便了所致,常常讓人在不經意的情況下就草率的寄出一封電子郵件,以 MS-Outlook來說,從 Outlook2003以後的版本,Outlook會貼心的幫使用者記住新出現的收件者及副本收件者的郵件地址,但這個功能也給使用者帶來了麻煩,因為Outlook的使用者只要輸入電子郵件的前面幾個字,Outlook就會幫忙選出一個最適用的郵件地址,如果一個不小心就會選錯郵件地址而寄錯對象。

為了防止這類事情的發生,進而引起不必要的麻煩,建議你採取下列的措施並養成良好的電子郵件習慣:

1. 不要使用公司的電子郵件來說長道四。意思就是說除了公事之外,不要用公司的帳號來談個人的私事,連評論他人都不要,更別涉及情緒上的攻訐。現代人以為電子郵件可以取代一切溝通的管道,所以無論是報喜、報憂、甚或是罵人的話,都透過電子郵件代為傳達。要注意的事,電子郵件可是「白紙黑字」,日後都可當作是呈堂證供,不可不慎。如果真的手癢,飛寫不可,那就使用私人的郵件帳號,最好也不要透過公司的網路,因為有些公司會對所有的往來通訊列管。

2. 寄發電子郵件前請花點時間,再三的確認收件人及副本收件者的地址是正確的。

3. 利用 [MS-Outlook] 來回收(Recall)已寄出的郵件。如果對方還沒開啟這個電郵,那你就有機會回收成功。※請注意:這個功能只有在[寄件者]及[收件者]都是使用 Microsoft Exchange 的帳號時才有效,如果中間有透過公司以外的伺服器傳送的話,就很有可能失敗,所以比較適合使用 Microsoft Exchange 的公司內部電郵回收。關於如何使用【回收】功能及詳細的【回收】成功與否,請參考下面的文章。


延伸閱讀:
上一篇:如何正確使用【電子郵件(Email)】(九)─減小郵件大小
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