2008年9月28日 星期日

[生活] 如何正確使用【電子郵件(Email)】(七)─郵件分類/善用搜尋

電子郵件的管理是一大學問,如何快速的找到需要的電子郵件更是一項挑戰,尤其是以前的郵件。前一篇文章提到的─【主旨包含關鍵字】,是一個好的開始,但是如何在茫茫的電子郵件海裡找到你要的那封郵件,就必須要借重好的郵件管理於分類了。

那究竟要如何分類電子郵件,才容易在日後為找到郵件加分呢?答案是不要分類,只要分時間。奇怪,不是要分門別類才好找嗎?相信我,分類分得越細,等於沒有分類;分類不但沒好處,還得傷腦筋去歸類收到的電子郵件,有時碰到模擬兩可的電子郵件,分這類不是,分那類也不是,反而會造成日後尋找郵件的困擾。

把郵件用日期來分類,是我目前試過最好的分類方法,可以以一年或是半年歸成一個檔案,視你平均收到的郵件數量及郵件大小來決定,因為檔案太大的話,電子郵件可能會crash;如果可以的話,我會把我所有的郵件都放在同一個檔案裡,因為這樣可以方便我日後的郵件搜尋工作。

當你需要找某一郵件時,只要運用郵件軟體的『搜尋』、『尋找』、『發現』功能,把你的『關鍵字』輸入後就可以讓電腦去幫你找到你要的郵件了,這個方法如果配合前一篇文章的【主旨包含關鍵字】,找到郵件的機率可以有九成五以上。配合【主旨包含關鍵字】還有一個好處,可以把搜尋欄位限制在【主旨】,以節省搜尋的時間。

下面用Outlook Express為例,做搜尋的動作。

Email_polite06 Email_polite07


延伸閱讀:
Outlook 2003 English 如何使用顏色管理郵件
如何正確使用【電子郵件(Email)】(一)─郵件禮儀
如何正確使用【電子郵件(Email)】(二)─郵件內容
如何正確使用【電子郵件(Email)】(三)─郵『箭』傷人 
如何正確使用【電子郵件(Email)】(四)─勿把郵件當即時通
如何正確使用【電子郵件(Email)】(五)─同主旨同郵件
如何正確使用【電子郵件(Email)】(六)─主旨包含關鍵字
如何正確使用【電子郵件(Email)】(八)─顏色管理
如何正確使用【電子郵件(Email)】(九)─減小郵件大小

2 意見:

Wei Lin 提到...

沒錯,我也是用這個方法,每一季另存一個資料夾,收件箱就放近三個月的信。過了三個月後,其實也不見得重要了。

另外可以配合google desktop來搜尋,這樣更有效率。

工作熊 提到...

Wei Lin;
有人贊同真好!其實Outlook從2003以後最大的個人資料加就可以達到2G,而且也會提醒你是否超過限制,不會因不小心而爆掉,所以可以多存一點。

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