電子郵件的管理是一大學問，如何快速的找到需要的電子郵件更是一項挑戰，尤其是以前的郵件。前一篇文章提到的─【主旨包含關鍵字】，是一個好的開始，但是如何在茫茫的電子郵件海裡找到你要的那封郵件，就必須要借重好的郵件管理於分類了。
那究竟要如何分類電子郵件，才容易在日後為找到郵件加分呢？答案是不要分類，只要分時間。奇怪，不是要分門別類才好找嗎？相信我，分類分得越細，等於沒有分類；分類不但沒好處，還得傷腦筋去歸類收到的電子郵件，有時碰到模擬兩可的電子郵件，分這類不是，分那類也不是，反而會造成日後尋找郵件的困擾。
把郵件用日期來分類，是我目前試過最好的分類方法，可以以一年或是半年歸成一個檔案，視你平均收到的郵件數量及郵件大小來決定，因為檔案太大的話，電子郵件可能會crash；如果可以的話，我會把我所有的郵件都放在同一個檔案裡，因為這樣可以方便我日後的郵件搜尋工作。
當你需要找某一郵件時，只要運用郵件軟體的『搜尋』、『尋找』、『發現』功能，把你的『關鍵字』輸入後就可以讓電腦去幫你找到你要的郵件了，這個方法如果配合前一篇文章的【主旨包含關鍵字】，找到郵件的機率可以有九成五以上。配合【主旨包含關鍵字】還有一個好處，可以把搜尋欄位限制在【主旨】，以節省搜尋的時間。
下面用Outlook Express為例，做搜尋的動作。
延伸閱讀：
Outlook 2003 English 如何使用顏色管理郵件
如何正確使用【電子郵件(Email)】(一)─郵件禮儀
如何正確使用【電子郵件(Email)】(二)─郵件內容
如何正確使用【電子郵件(Email)】(三)─郵『箭』傷人
如何正確使用【電子郵件(Email)】(四)─勿把郵件當即時通
如何正確使用【電子郵件(Email)】(五)─同主旨同郵件
如何正確使用【電子郵件(Email)】(六)─主旨包含關鍵字
如何正確使用【電子郵件(Email)】(八)─顏色管理
如何正確使用【電子郵件(Email)】(九)─減小郵件大小
2 意見:
沒錯，我也是用這個方法，每一季另存一個資料夾，收件箱就放近三個月的信。過了三個月後，其實也不見得重要了。
另外可以配合google desktop來搜尋，這樣更有效率。
Wei Lin;
有人贊同真好！其實Outlook從2003以後最大的個人資料加就可以達到2G，而且也會提醒你是否超過限制，不會因不小心而爆掉，所以可以多存一點。
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