2011年8月23日 星期二

將檔案儲存成 XPS 格式(不需要安裝Adobe也可以存成PDF)

Word_Save_XPS02將文件檔案儲存成PDF格式已經成為很多商業人士所共用模式,因為PDF不但可以有效的縮小文件檔案的大小,節省了儲存的空間,也可以節省網路傳輸時間及費用。它另外的優點是可以防止文件被人修改。以往想要將檔案儲存成PDF格式,最好的方法就是額外安裝一套PDF生成工具,(最具代表的軟體是Adobe Acrobat,但這樣一套軟體要價不斐,當然也有免費的軟體,但使用上通常都有所限制),然後將之模擬成一台印表機,也就是說使用這種方法生成PDF時,就要選擇列印,然後把檔案列印到PDF生成機上。

現在想要製作PDF格式文件,你有更好的選擇而且還是免費,不能說完全免費啦!只要你有Microsoft Office 2007 版本以上的軟體,你可以安裝一個增益集插件(add-in),以後你就可以把文件的檔案格式另存新檔,儲存成PDF格式,而不需要透過印表機模擬軟體了。

這套插件還有一項目前其他使用印表機生成PDF工具所沒有的優點,它可以輕鬆的將文件中的超連結(HyperLink)正確無誤的帶入PDF文件。目前的所有透過印表機生成PDF工具軟體,最多只能抓取文件中的網址,然後將特定文件區域變成超連結;如果這個超連結是隱藏在一段文字的後面,沒有顯示在文件上就無法抓取。

▼這就是使用Word2007所儲存的pdf檔案,可以主動抓到文字後所隱藏的超連結,用滑鼠直接點擊下去就可以直接連到網路。一般的pdf生成工具只能抓到下圖中最上面一行的網址。
Word_Save_XPS01

當你完成增益集下載並安裝完成後,以後你只要在Office文件上點選【另存新檔】,就會看到多了一個「PDF or XPS」的選項了,把檔案另存成【PDF or XPS】就可以輸出成 PDF的格式了。
Word_Save_XPS03


延伸閱讀:
使用心智圖來整理自己的思緒
使用 Windows 內建的 Movie Maker 縮小影片大小
網頁瀏覽隨你放大縮小

1 意見:

achi 提到...

最近一直在學習寫電子書,感謝版主提供這麼好用的軟體資訊!我的網站:555888.com.tw

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