2008年9月13日 星期六

[生活] 電子郵件對生活及工作上所帶來的影響

電子郵件(Email)已經是現代人不可或缺的溝通工具之ㄧ了,也可以說是一種電子郵件文化,但過多的電子郵件卻大大的影響了我們工作的效率及生活品質。想想看你每天到公司後花多少時間在處理電子郵件,其中又有多少是沒用的垃圾郵件,或是與你無關的郵件,如何有效的處理電子郵件就變成了一項重要的課題。

你有認真的想過這個電子郵件所造成的問題嗎?其實電子郵件用得好,反而可以大大的提升工作效率並達到溝通的目的及留存資料,這裡提供幾種方法,讓各位想想如何有效運用電子郵件 。
  • 善用『垃圾郵件(SPAM)過濾軟體』─ 垃圾郵件無所不在,一般人的信箱裡應該三分之ㄧ以上是垃圾郵件吧!選一個好的垃圾郵件過濾軟體可以節省清除垃圾郵件的時間。
  • 認真對待電子郵件主旨及內容 ─ 電子郵件可以為兩地不同時差的人提供一種溝通方式,或是當作討論後的備忘錄(MEMO),也可以是交辦事項的通知。所以使用電子郵件描述問題時,應盡可能的讓人清楚、明瞭易懂,避免過於簡短的內容或是嚕囌的句子,這需要一點功力,但必須花點心思好好拿捏。畢竟不是面對面的溝通,講得不清楚,很容易引起誤會;講得太嚕囌又會讓人抓不到重點。過與不及都需要更多的郵件的彌補。如果文字敘述有困難,也可以運用表格或是附圖說明。
    另外,一個簡潔有重點的主旨也很重要,很多人都是只看主旨就決定要不要先看這封電子郵件的內容。倘若討論的主題變了,也記得要更改主旨,以避免混淆。主旨也可以成為日後郵件搜尋的標的,適當的主旨可以節省很多郵件搜尋的時間。
  • 勿把電子郵件當『即時通』我常常看到有人把電子郵件當成『即時通』來來去去的,有時候只是兩個人的對話,或是有一方不清楚談話內容,但其他人卻得忍受雪片般飛來的電子郵件,這時候如果有一方拿起電話撥給對方,把話講清楚,事情就解決了;有時候兩個人明明只坐在隔壁卻用電子郵件來來去去,像是互相拿著弓箭射來射去一樣。這是你要的電子郵件文化嗎?
  • 認真對待電子郵件發送的對象 ─ 你有認真的想過真的有必要發送一封電子郵件嗎?寫好的電子郵件又必須送給哪些人呢?又有哪些人是需要送副本(CC)給他(她)呢?這些人真的有需要收到你的電子郵件嗎?你應該也不想要收到一些與你不相干的電子郵件吧!所以請在你按下【傳送(Send)】按鈕前認真思考傳送郵件及副本的對象吧!讓真的有需要的人收到你的電子郵件就好。另外要確認,經辦人的名子確實被放到收件者(to),被通知者放到副本(CC),這樣可以避免混淆這封郵件要哪些人採取行動(take action)?而哪些人只需知道事件的發展即可。
  • 保持同一封郵件討論同一個主題─ 這樣有助於電子郵件的連貫性,並避免被過多的主旨討論所混亂。另外在日後搜尋電子郵件時也比較不會遺漏任何重點。
  • 減小電子郵件的干擾 ─ 別動不動就檢查你的電子郵件信箱,給自己一點時間來把手頭的工作告一段落了再檢查郵件;盡量不要讓收信軟體提示你有新的郵件寄到,以免這中斷你的工作進度,一般人都會好奇郵件寄來後講些什麼,但是當你打開郵件後很有可能就會被郵件的內容打斷了正在進行的工作。也可以設定時間長一點才讓收信軟體收一次信。
  • 運用顏色管理你的電子郵件 ─ 我個人會用MS-Outlook把只寄給我的電子郵件標示為紅色,因為郵件只寄給我表示與我有關,這是我會先看的郵件;再把老闆寄來的郵件標示為藍色,就算是拍馬屁好了,老闆的郵件當然得先處理。
  • 善用搜尋功能 ─ 電子郵件的管理是一大學問,如何快速的找到以前的電子郵件更是一項挑戰,有人用資料夾分門別類,但分得太細又像沒分一樣。我個人的經驗是只用時間來分類,半年或是一年分一個資料夾,視檔案大小而定,因為檔案太大會crash,然後用郵件軟體的『搜尋』、『尋找』、『發現』來找到我要的郵件,所以當初的郵件主旨就很重要了,我通常會把主旨寫得很清楚以方便搜尋之用。

相關閱讀:
如何設定 Microsoft Outlook 2003 English 取消郵件通知及更改收信時間間距
鍵盤【表情符號】


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